Oosterhout | 40 uur | Taste more, Beyond Taste
Afdeling: Events & Operations
Rapporteer aan: Projectmanager / Manager Operations
Werkverdeling: Circa 80% kantoor en 20% operationele uitvoering
Doel van de functie
Als Eventcoördinator zorg je ervoor dat verkochte evenementen van A tot Z goed worden voorbereid. Je vertaalt de afspraken van Sales naar duidelijke draaiboeken en zorgt dat alle betrokken afdelingen tijdig over de juiste informatie beschikken.
Jouw doel: zorgen dat ieder evenement tot in de puntjes is voorbereid en soepel kan worden uitgevoerd.
Jouw belangrijkste werkzaamheden
1. Eventvoorbereiding & draaiboeken
- Overnemen en controleren van bevestigde opdrachten vanuit Sales.
- Opstellen, bijwerken en controleren van draaiboeken.
- Vastleggen van alle afspraken, gastenaantallen, menu’s, dieetwensen en bijzonderheden.
- Bewaken van deadlines en tijdig signaleren van ontbrekende informatie.
2. Interne coördinatie
- Afstemmen met keuken, magazijn, logistiek, personeelsplanning en partymanagers.
- Zorgen voor een duidelijke en tijdige overdracht naar alle afdelingen.
- Openstaande acties opvolgen en knelpunten tijdig bespreken.
3. Klantcontact & administratie
- Onderhouden van praktisch klantcontact na opdrachtbevestiging.
- Verwerken en communiceren van goedgekeurde wijzigingen.
- Bijhouden van evenementendossiers en ondersteunen bij de administratieve afronding.
- Commerciële wijzigingen altijd afstemmen met de Projectmanager.
4. Operationele ondersteuning
- Minimaal één dag per week meewerken tijdens evenementen.
- Ondersteunen van de partymanager waar nodig.
- Praktische verbeterpunten signaleren en vertalen naar een betere voorbereiding.
Wat verwachten wij van jou?
- Ervaring in horeca, catering of evenementenorganisatie.
- MBO+/HBO werk- en denkniveau.
- Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd.
- Je bent communicatief sterk en denkt vooruit.
- Je houdt overzicht, ook wanneer meerdere evenementen tegelijk lopen.
- Je bent praktisch, oplossingsgericht en kostenbewust.
- Je neemt verantwoordelijkheid en komt afspraken na.
Verantwoordelijkheden & bevoegdheden
- Je bent verantwoordelijk voor een volledige, correcte en tijdige voorbereiding van de aan jou toegewezen evenementen.
- Je mag zelfstandig voorbereidingen organiseren, informatie opvragen en acties opvolgen.
- De Projectmanager blijft eindverantwoordelijk voor het evenement. Commerciële, financiële en belangrijke operationele beslissingen worden altijd afgestemd.
Wanneer doe je je werk goed?
Wanneer de keuken weet wat er gemaakt moet worden, het magazijn weet wat er nodig is, de partymanager beschikt over een compleet draaiboek en het evenement zonder onnodige verrassingen kan worden uitgevoerd.
Klinkt dit als jou?
Dan leren we je graag kennen.


